Aufgeräumt ins neue Jahr starten ist gar keine schlechte Idee – und auch ein Vorsatz, der oft gefasst wird. Wer sich nun wirklich daran macht, den Papierkram auf Vordermann zu bringen, stolpert zwangsläufig über eine Frage: Kann das weg, oder muss ich das noch aufheben?
Tatsächlich ist diese Frage gar nicht so pauschal zu beantworten, denn der Teufel liegt im Detail.
Welche Aufbewahrungsfrist gilt für Kontoauszüge?
Gesetzlich sind Privatpersonen nicht verpflichtet, Zahlungsbelege aufzubewahren. Auch für Kontoauszüge gibt es keine einheitlich geltende Frist oder Verpflichtung zur Aufbewahrung. Aber es ist empfehlenswert!
Eine gute Orientierung bietet die gesetzliche Verjährungsfrist von 3 Jahren, da sie für die meisten Alltagsgeschäfte greift. So kann man in dieser Zeit bei Bedarf, beispielsweise im Garantiefall, die Zahlung nachweisen.
Tipp: Übrigens können Kontoauszüge ebenso in digitaler Form aufbewahrt werden. Ein Ausdruck ist nicht erforderlich! Und im Online-Banking der Kreissparkasse werden ganz automatisch alle Kontoauszüge ab dem Zeitpunkt der Aktivierung gespeichert, bis sie vom Kunden gelöscht werden.
Welche Frist sollte man bei Rechnungen beachten
Die Regelung für andere Zahlungsbelege ist beinahe entsprechend.
Zwar müssen Privathaushalte nach dem Umsatzsteuergesetz Rechnungen und Belege über steuerpflichtige Leistungen sogar nur zwei Jahre lang aufbewahren (gemäß § 14b Abs. 1 S. 5 Nr.1 UstG), aber es gibt Besonderheiten.
Auf Nummer sicher geht daher, wer folgende Belege trotzdem 3 Jahre aufbewahrt:
- Rechnungen, Kassenbons und Garantieunterlagen – da die gesetzliche Gewährleistungspflicht erst nach zwei Jahren abläuft.
- Quittungen von Gegenständen mit einem hohen Wert, die über die Hausratversicherung versichert sind – dient im Schadensfall als Wertnachweis.
Besonderheiten:
Für handwerkliche Leistungen an Gebäuden gilt nach BGB-Recht eine Gewährleistungsfrist von 5 Jahren. Diese Handwerkerrechnungen sollten entsprechend 5 Jahre lang verwahrt werden.
Bei größeren Investitionen, wie dem Kauf eines Fernsehers, Autos oder gar eines Eigenheims, ist es hingegen unbedingt ratsam, sämtliche Belege inklusive der Kontoauszüge dauerhaft zu verwahren.
Wie lange müssen Steuerunterlagen aufgehoben werden?
Für Selbständige und Gewerbetreibende gelten hier ganz klare Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren. Im Gegensatz dazu gibt es auch hier für Privatpersonen keine gesetzliche Regelung.
Grundsätzlich muss jeder, der eine Steuererklärung abgibt, die steuerlich relevanten Belege so lange vorhalten, bis der Steuerbescheid endgültig ist.
Aber: Das Finanzamt kann bis zum Ablauf der vierjährigen Festsetzungsfrist noch Änderungen vornehmen und auch Belege nachfordern kann. Auf der sicheren Seite ist man daher, wenn man die Unterlagen mindestens 4 Jahre aufbewahrt.
Achtung bei Einkünften über 500.000 Euro pro Jahr
Für Privatpersonen, bei denen die jährlichen positiven Einkünfte (zum Beispiel aus nichtselbstständiger Arbeit, Kapitalvermögen oder Vermietung) über 500.000 Euro liegen, gelten übrigens andere Regeln. Aus steuerlichen Gründen sind dann alle Unterlagen, Kontoauszüge, Belege etc. 6 Jahre aufzubewahren.
Wann beginnt die Frist zu laufen
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen beginnen stets am Ende des Jahres, in dem ein Dokument ausgestellt worden ist.
Die Seite test.de hat weitere Tipps zur Archivierung und Hinweise zur Aufbewahrung wichtiger Dokumente zusammengefasst.